Betingelser for lån af Studenterklubben

Hvad er Studenterklubben?

Foreningen Studenterklubben er en forening, der driver klubvirksomhed i de velkendte lokaler på Panum Instituttet. Alle studerende og ansatte ved Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet er automatisk medlem. Administrationen i forbindelse med udlån af Studenterklubben varetages af Udlånsgruppen, en undergruppe under Studenterklubben. Det skal bemærkes, at Studenterklubben ikke er et professionelt udlejningsforetagende. Udlån af Studenterklubben er ment som et tilbud til brugerne, hvor de kan bruge den café, de kender fra dagligdagen, til at holde fest i og lignende. Driften af Studenterklubben sker på frivillig basis.

Ansøgning

Kun studerende og ansatte ved Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet kan låne Studenterklubben. Ansøgning om lån af Studenterklubben sker ved at udfylde en lånekontrakt. Angiv dato(er), hvor du ønsker rådighedsret over Studenterklubben. Dette inkluderer tid til forberedelse og oprydning. Studenterklubben kan normalt ikke lånes inden for den almindelige åbningstid (mandag 11-16, tirsdag til fredag kl. 11-17, fredagsbar kl. 11-24). Du kan se om klubben har andre arrangementer på de ønskede datoer i kalenderen. Med din underskrift accepterer du lånekontraktens paragraffer, som findes i formularen. Hvis du ikke kan komme til formularen, kan I henvende jer til udlaan@studklub.dk. Vi gør desuden opmærksom på, at man ikke kan låne Studenterklubben til studenterfester, 18-års fødselsdage, juleaften samt nytårsaften.

Opskrivningsregler

Ansøgerne prioriteres ud fra følgende retningslinjer:

a) Organisationer og studentersociale grupper har fortrinsret. Deres ansøgninger behandles tidligst 3 måneder før datoen for arrangementet. Dette gælder f.eks. FADL og HR. Medicinerrevyen, Rusvejledningen og andre arrangementer med studentersociale formål, der låner klubben over flere dage, kan behandles 4 måneder før søgte dato.

b) Privatarrangementer kommer i anden række. Disse ansøgninger behandles tidligst 2 måneder før arrangementet. Hvis der er flere, der har søgt samme dato med samme prioritet, trækkes der lod mellem arrangementerne. Ansøgere kontaktes om udfaldet.

Tenderen

Ved lån af Studenterklubben kræves en tender, som er et erfarent HG-medlem med et tenderkursus bag sig. Tenderens funktion er at hjælpe dig med tekniske og praktiske problemer og sikre, at lånekontraktens regler overholdes. Tenderen er opsynsmand og skal frit kunne disponere over egen tid og har derfor ingen fast funktion som fx. bartender eller dørvagt. En god tommelfingerregel er, at “tenderen har altid ret”. Hvis tenderen påpeger et eller andet, der skal rettes op på, skal det efterkommes. Efterleves reglerne ikke kan tenderen, i yderste konsekvens, lukke arrangementet. Tenderen skal aflønnes med 246,10 kr./timen netto og være til stede under hele arrangementet, samt to timer før og efter arrangementet (dagen derpå) for at lave regnskab og efterse lokaler. Hvis tenderen skønner, at lokalerne herefter ikke er i den stand de bør være efter arrangementer, bliver tenderen aflønnet, indtil tenderen skønner at lokalerne er i den stand som Studenterklubben kræver. Hvis der deltager mere end 150 mennesker til et arrangement, skal der altid være to tendere til stede. Udlånsgruppen vil forsøge at ‘fremskaffe’ en tender(ere) hurtigst muligt efter ansøgningen er behandlet og du har fået din dato, og du kan forvente at få information om dette fra Udlånsgruppen 6 uger inden dit arrangement. Såfremt det ikke lykkedes at finde en tender, giver Udlånsgruppen besked hurtigst muligt. Hvis det lykkedes at finde en tender, vil vedkommende kontakte dig ca. to uger før dit arrangement. Herefter stilles alle spørgsmål til tenderen og I aftaler sammen praktiske forhold, herunder hvad der skal være på lager, når arrangementet starter. Bemærk igen, at hvis et arrangement med planlagt over 150 gæster, bliver mindre, skal dette meddeles til tender og udlånsgruppen, senest fire uger før arrangementet. Sker det ikke, afkræves et gebyr på 500 kr.

Aflysning af arrangement

Aflysning af arrangement skal annonceres skriftligt min. fire uger før arrangementets dato til Udlån på mail: udlaan[a]studklub.dk. Bemærk ved aflysning af arrangementet mindre end fire uger før afholdelse opkræves der et beløb på 500 kr. pr. tender tilknyttet arrangementet; der trækkes et beløb på 1000 kr. pr. tender tilknyttet arrangement hvis arrangementet aflyses indenfor 48 timer. Dette gælder også for aflysning af tender (fx. fra et arrangement med to tendere til et arrangement med en tender). Depositum vil herefter betales tilbage først kommende mandag i Udlåns kontortid.

Arrangementet

Når det er blevet tid til at afholde arrangementet, skal du vide, at du får lokalerne, som de er, og under samme vilkår som Husgruppen. De regler, vi må leve op til er sat af bevillingspolitiet, brandmyndighederne og universitetet. Du er ansvarlig for, at du ikke blot selv overholder reglerne, men også, at dine gæster overholder dem.

Hvad kan du regne med?

Det følger af ovenstående, at du ikke med sikkerhed kan regne med, at:

• De sidste, der har benyttet lokalet, har gjort rent efter sig, så det svarer til dine krav om rengøring. Selvom der måske ikke så særlig pænt ud, da du modtog lokalet, kræver vi, at der er rent og pænt når du forlader det.
• Der er så og så mange køkkenredskaber og service til rådighed. Det må på det kraftigste anbefales at gå ned i Studenterklubben nogle dage før arrangementet og se på sortimentet. Stadig vil vi dog ikke stille os ansvarlige for, at der også er, hvad du troede, når arrangementet skal begynde, da der er mange, der benytter lokalerne.
• Ligeledes fralægger vi os ansvaret og eventuelle uforudsete udgifter i forbindelse med nødsituationer, hvor de tekniske installationer, musikanlæg m.m. ikke virker efter hensigten. Vi gør alt for, at lokalerne hele tiden er pæne, at teknikken fungerer og at det i det hele taget er et godt sted at være mange mennesker ad gangen.

Du kan regne med, at:

• De varer, du og tenderen har aftalt, at du skal bruge, befinder sig på lageret.
• Der er 600 kr. i byttepenge, som du kan låne under arrangementet.
• Der forefindes rengøringsudstyr og –middel til oprydningen.
• Tenderen kan hjælpe med at løse de fleste (eventuelle) problemer med inventaret

Baren

Alle alkoholiske drikkevarer, der indtages i Studenterklubben skal være købt gennem Studenterklubben. Dette betyder, at Studenterklubben indkøber alle varerne, og hverken du eller dine gæster må medbringe egne alkoholiske drikkevarer. Hvis bare du og tenderen får aftalt det i tide, kan vi skaffe næsten al spiritus/vin hjem. Særvarer i overskud efter arrangementets afslutning betaler låner for. Særvarer dækker over alt der ikke hører til Studenterklubbens standardsortiment (se næste afsnit). Du er velkommen til også at sælge af Studenterklubbens varelager i øvrigt. De af Studenterklubbens varer, som du sælger, skal du betale de normale Studenterklub-priser for. Hvis du kun sælger standardsortiment, betaler du kun for det der er drukket og altså ikke hele lageret. Bemærk, at flasker, der åbnes, anses for brugt. Vær derfor varsom med at åbne for mange flasker sprut ad gangen. Overskuddet fra dit arrangement går til studentersociale formål og studenterklubbens drift. Ofte lægger arrangøren et beløb oven i prisen, når varerne sælges til gæsterne. Dette er tilrådeligt, da det kan være, at du vil finansiere eventuelt svind samt tenderløn. Det er dog ikke tilladt at betale DJ-løn, løn af andet personale eller andre udgifter i forbindelse med afholdelse af arrangementet gennem bar-avance. For at forebygge svind, er det procedure, at det kun er tenderen, som låser varer fra lageret ud i baren. Ligeledes er det tenderen, der jævnligt indsamler pengesedler fra kassen og låser dem inde på lageret. Ønsker du ikke at benytte dig af Studenterklubbens varelager skal der betales proppenge for alle alkoholiske genstande (se priser nedenfor). Husk i øvrigt, at det er forbudt at sælge/udskænke øl og andre alkoholiske drikke til personer under 18 år.

Standardsortiment

Vi tilbyder et bredt sortiment af alkoholiske og non-alkoholiske varer. 

• Sodavand
• Fadøl: Odense Classic, Royal pilsner, Specialøl (inkl fra Mikkeller) 
• Alkoholfri øl fra Mikkeller
• Cider på fad og på flaske
• Spiritus: Baileys, Vodka, Dr. Nielsen, Fernet Branca, Fireball, Gin, Jægermeister, Sambuca, Kahlua, Minttu, Rom (hvid og mørk), Små sure/grønne/mm., Tequila, Whiskey

Har du nogle ønsker til specielle drikkevarer, hjælper vi gerne med at bestille det hjem for dig. Dog hæfter du for disse drikkevarer og får overskydne med hjem.

Proppenge

• Øl: 5 kr.
• Vin: 35 kr.
• Champagne: 50 kr.
• Sprut: 80 kr.
• Bag in a box (vin): 100 kr.

Døren

Studenterklubben må uden for åbningstiden kun bruges til lukkede arrangementer. Det betyder, at alle fest-deltagere skal være inviterede før afholdelsen af arrangementet, hvilket skal kontrolleres ved døren. Dette kan ske på forskellig vis:

• Ved store arrangementer skal der være mindst én person ved døren hele tiden for at kontrollere, at folk er inviterede. For at holde styr på hvem der er inviteret, skal arrangøren aflevere en gæsteliste til Tenderen inden arrangementets start. Gæstelisten skal desuden også findes i døren så dem der er dørvagter kan sikre sig at folk er inviterede. Det er også en god idé at der er mere end én person i døren. På denne måde kan man bedre håndtere vanskeligheder af forskellig art.
• Ved mindre arrangementer, hvor folk ankommer på et defineret tidspunkt, behøver der kun stå en person i døren i det tidsrum, folk må forventes at komme. Herefter kan døren låses. Under alle omstændigheder gælder det, at døren skal være låst efter kl. 24. Du må derfor sørge for, at dine gæster ikke sætter en stol i klemme, når de skal udenfor et øjeblik eller synes, der trænger til udluftning (udluftningen findes der råd for på anden vis). Ligeledes er det dit ansvar, hvis nogle af dine gæster lukker “uautoriserede” folk ind. Der må ikke ske udveksling af penge i døren. Hvis dine gæster betaler for at deltage, må I ordne det på anden vis inden arrangementets start. Brandmyndighederne har fastsat, at der højst må befinde sig 450 mennesker i Studenterklubben på samme tid. Dette skal tages ind i overvejelserne, når du inviterer dine gæster.

Lyd og billede

Studenterklubben råder over forskelligt AV-udstyr. Til optræden er der forskellige muligheder for belysning. Musik kan afspilles fra computeren over barens højttalere, samt højttalerne på scenen. Du er velkommen til at bruge Studenterklubbens computer. Generelt må siges, at vores AV-udstyr ikke egner sig til levende musik, og enten må bands medbringe “band-gearet” eller du må selv skaffe udstyr. Klubben råder over en mixerpult, der kan lejes ved brug af autoriseret DJ. Lejegebyret lyder på 500 kr for eksterne lejere. HR kan låne denne gratis. Hvis der ønskes DJ pult skal du ligeså skrive der i en mail til udlaan[a]studklub.dk.

Oppyntning og ommøblering

Der er forskellige muligheder for at oppynte lokalerne. Til mindre arrangementer er det også muligt at afskærme eller opdele klubben. Du er velkommen til at flytte rundt på inventaret, men du må ikke blokere brandudgangene og tilhørende flugtveje. Husk at sætte inventaret på plads efter arrangementet. Studenterklubbens ekstra bar-moduler kan ikke benyttes. Der findes en undergruppe i studenterklubben med ansvar for pynt, som man kan kontakte ang. lån af Studenterklubbens pynt på pyntepigerne[a]studklub.dk.

Oprydning

Når arrangementet er ovre, skal du rydde op. Benyt dig af følgende vejledende checkliste:

• Samme aften som arrangementet skal der ryddes flasker, glas osv. op inden man går hjem.
• Afryd og afvaske baren og bordene.
• Stol op.
• De indsamlede flasker sorteres (sodavandsflasker i sodavandskasser) og stilles i flaskerummet.
• Vinflasker, sprutflasker og glasskår sættes i mælkekasser ved pantsorteringen.
• Gulvene fejes og vaskes. Der er en gulvvaskemaskine til rådighed (såfremt den virker). Instruktion i brug af denne fås af tenderen.
• Gulvene på toiletterne vaskes med gulvvask.
• Snavset vand skal hældes i toilettet eller i kloakken ude ved lageret.
• Husk at vaske gulvet bag baren, i mellemgangen og ude i flaskegangen.
• Toiletterne skal være skinnende rene! Også væggene!
• Der fyldes op med papir på toiletterne.
• Flasker og skår udenfor studenterklubben fjernes.
• Atriumgården ryddes og fejes.
• Tøm opvaskemaskine og sorter servicet.
• Affald og skårspand bæres ud, få tenderen til at vise jer hvor.
• Skyl spande og mopper, som så hænges til tørre.
• Ristene under fadølshanerne skal vaskes. Husk at du under arrangementet skal sørge for, at der bliver samlet flasker sammen.

Både før og efter arrangementet gennemgås lokalerne sammen med tenderen, så evt. fejl og ting ødelagt under arrangementet kan noteres. Hvis der ikke er tale om normalt slid, bliver der trukket i depositum.

Diverse

Der må ikke anvendes euforiserende stoffer inkl. hash eller spilles om penge i Studenterklubben, ligesom landets love i øvrigt skal efterleves. Sørg for at vide, hvor brandalarmerne er, hvis uheldet skulle være ude. Hvis nogle af dine gæster i øvrigt skulle synes, det er sjovt at lege med brandalarmerne, må du sørge for at få placeret ansvaret, så du kan indkræve bøden fra vedkommende. Den vil du nemlig blive præsenteret for, hvis brandalarmerne misbruges. Det er vel og mærke ingen løsning at afskærme brandalarmerne. Det er ulovligt. Hvis du under arrangementet opdager ting, der ikke fungerer (musikken lyder mærkeligt, lyset er gået på toiletterne osv.), så sig det til tenderen. Vedkommende er lige så interesseret i, at du får et vellykket arrangement. Lad dig i øvrigt ikke skræmme af de mange regler og advarsler. Hvis du planlægger arrangementet godt og har den tilstrækkelige hjælp fra venner til at stå i bar og dør, skal der uheld til, for at der er noget, der går galt. Medarrangører og folk, der hjælper til, skal naturligvis være grundigt informeret om reglerne. Hvis du har spørgsmål eller brug for praktiske råd til dit arrangement, er du meget velkommen til at henvende dig til Udlånsgruppen i træffetiden (mandage fra 15-16). Når du er blevet kontaktet af din tender bør du dog stille dine spørgsmål til vedkommende. Dispensation for reglerne beskrevet i denne skrivelse samt låne-kontrakten søges ved henvendelse til Udlånsgruppen, som vil vurdere anmodningen. Hvis det skønnes, at der er en rimelig chance for vedtagelse, vil Udlånsgruppen tage dispensationsansøgningen op på førstkommende mandagsmøde. Klage over tenders arbejde rettes ligeledes til Udlånsgruppen, som vil vurdere, om der er grundlag for at tage sagen op med tenderen eller på mandagsmøde. Klager over Udlånsgruppen sker ved at deltage i et mandagsmøde, hvor du kan fremlægge din sag eller ved at skrive til Studenterklubbens bestyrelse.

Adresser

Studenterklubbens adresse er:
Studenterklubben Panum Instituttet, bygning 9
Blegdamsvej 3b
2200 København N
Dette er samtidig Udlånsgruppens postadresse.
Udlånsgruppens træffetid er mandage mellem 15 og 16 i Studenterklubben. Email: udlaan[a]studklub.dk. I ferier og eksamensperioder er der ikke åbent hos Udlånsgruppen hver mandag. Hold øje med ændringer i åbningstiderne i MOK samt orienterende opslag på Studenterklubbens dør eller facebookside. Alle henvendelser angående udlån af Studenterklubben rettes til Udlånsgruppen i træffetiden eller på mail.